UREG: Urgency Registration - Enregistrement des urgences - Spoedgevallenregistratie

UREG est un système d'enregistrement de données en real-time centré sur les services d'urgences agréés des hôpitaux de Belgique. Les données doivent être enregistrées sur base continue et en temps réel pour tous les patients se trouvant dans les services d'urgences.

UREG is een registratiesysteem voor gegevens van de erkende spoedgevallendiensten van de Belgische ziekenhuizen. De gegevens worden op een continue basis in real time geregistreerd voor alle patiënten die zich op deze spoedgevallendiensten aanmelden.

Data and Resources

UREG: Urgency Registration - Enregistrement des urgences - Spoedgevallenregistratiejson
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Field	Value
Modified	2019-08-13
Release Date	2018-05-09
Identifier	743e6adf-2e6d-41a6-8662-71467806d37c
License	Creative Commons Attribution
Public Access Level	Public

Protocol

Protocol
Full title of the project	UREG: Urgency Registration - Enregistrement des urgences - Spoedgevallenregistratie
Title of the project for lay people, in easily understood, i.e. non-technical, language	Enregistrement des urgences - Spoedgevallenregistratie
Name or abbreviated title of the project where available	UREG
Source type	Administrative sources Patient registries

Sponsor(s)

Primary organization that oversees implementation of study and is responsible for data analysis.
Name of organisation	Federal Public Service Health, Food Chain Safety and Environment [Dienst Data Management]

Commissioner(s)

Organisation that commissioned this project
Name of organisation	Federal Public Service Health, Food Chain Safety and Environment - cell quality and patient safety
Website(s) of organisation	Website

Governance

Governance
Is there a Steering / Accompanying committee?	Not applicable

General information

General information
Project description	UREG est un système d'enregistrement de données en real-time centré sur les services d'urgences agréés des hôpitaux de Belgique. Les données doivent être enregistrées sur base continue et en temps réel pour tous les patients se trouvant dans les services d'urgences. UREG is een registratiesysteem voor gegevens van de erkende spoedgevallendiensten van de Belgische ziekenhuizen. De gegevens worden op een continue basis in real time geregistreerd voor alle patiënten die zich op deze spoedgevallendiensten aanmelden.
Links	L'enregistrement UREG (site du SPF Santé publique) De UREG-registratie (website van de FOD Volksgezondheid)

Therapeutic area
Disease	Bacterial Infections and Mycoses Blood and lymphatic diseases Cancer Cardiovascular Diseases Congenital, Hereditary, and Neonatal Diseases and Abnormalities Digestive System Diseases Ear, nose and throat diseases Eye Diseases Female diseases of the urinary and reproductive systems and pregancy complications Hormonal diseases Immune System Diseases Infectious Diseases Injuries, poisonings, and occupational diseases Male diseases of the urinary and reproductive systems Mouth and tooth diseases Musculoskeletal Diseases Nervous System Diseases Nutritional and Metabolic Diseases Parasitic Diseases Respiratory Tract Diseases Skin and Connective Tissue Diseases Symptoms and general pathology Virus Diseases

Objective of the project
Main objective of the project	La mise en place d'un système de monitoring et d'alerte permettant de pouvoir réagir rapidement aux situations de crise et aux conditions potentiellement dangereuses pour la population, en fournissant des données permettant de prendre des mesures préventives correctes ou en intervenant de manière rapide et appropriée. Een monitoring- en waarschuwingssysteem op te zetten om snel te kunnen reageren op crisissituaties en op voor de bevolking potentieel gevaarlike omstandigheden, door gegevens aan te leveren die toelaten correcte preventieve maatregelen te nemen of snel en op een geode manier in te grijpen.
Secondary objectives of the project	Soutenir la politique en matière de santé et élaborer des indicateurs pouvant apporter un feedback sur le fonctionnement des services d'urgences afin de leur permettre de pouvoir se comparer avec d'autres services d'urgences ou avec tous les services dans leur globalité. Het te voeren gezondheidsbeleid te ondersteunen en indicatoren opstellen om een feedback te kunnen geven over de werking van de spoedgevallendienst zodat deze zichzelf met andere spoedgevallendiensten of alle diensten in hun geheel kan vergelijken.
Additional information	No additional information available

Scope
Scope	Biovigilance Epidemiology Public Administration Safety

Legal basis

Type of legal basis
Type of legal basis	Royal Decree

Legal documents
Full reference of legal document	Arrêté Royal du 15 janvier 2014/KB van 15 januari 2014

Design of the project

Principal inclusion and exclusion criteria
Principal inclusion criteria	UREG enregistre des données concernant tous les patients passés par les urgences, que le passage soit ambulatoire ou conduise à une hospitalization. UREG registreert de gegevens van alle patiënten die zich op de spoeddienst aanmelden of dit nu ambulant was of resulteerde in een opname in het ziekenhuis.
Principal exclusion criteria	UREG n'enregistre pas de données pour un passage dans un autre service que celui des urgences. Seul le passage par les urgences est concerné par cet enregistrement. UREG registreert geen gegevens van een passage in een ander dienst dan de spoeddienst. Enkel het bezoek bij de spoeddienst is belangrijk voor deze registratie,

Data transfer frequency
Data transfer frequency	Other frequency
Other frequency: specification	Les données sont transférées en real-time. De gegevens worden in real-time doorgegeven.

Method of data transfer
Data transfer method(s)	Web service (system to system transfer)

Sites involved in the project

Type of site(s)
Care Provider	General hospitals University hospitals

Health professionals involved (encoding) in the project

Health professionals involved (encoding) in the project
Care Giver	Nurses Physicians
Specialty of physicians involved (encoding) in the project	Emergency medicine
Type of paramedical professionals involved (encoding) in the project	Unknown

Informed consent

Informed consent
Are subjects informed?	Yes
Do subjects have to give their consent?	No
How do subjects give their consent?	No information available
Is there a procedure to provide subjects the ability to consult their registered information?	Yes
Is there a procedure to provide subjects the ability to correct their registered information?	Yes
Describe the procedures to provide the subjects the ability to consult and correct the information	Er is een privacy reglement in de ziekenhuizen. Goedkeuring voor de registratie van UREG door de patiënt is niet vereist aangezien er een wettelijke basis is. Omwille van de standaard privacy regels heeft de patiënt recht op inzage en eventuele correctie van zijn gegevens. Il y existe des règlements sur la protection de la vie privée dans les hôpitaux. Il n'est pas nécessaire d'obtenir une autorisation pour l'enregistrement des données UREG, car il existe une base juridique. En raison des règles de confidentialité standard, le patient a le droit de consulter et éventuellement de corriger ses données.
Describe the procedures to provide the subjects the ability to consult and correct the information	Er is een privacy reglement in de ziekenhuizen. Goedkeuring voor de registratie van UREG door de patiënt is niet vereist aangezien er een wettelijke basis is. Omwille van de standaard privacy regels heeft de patiënt recht op inzage en eventuele correctie van zijn gegevens. Il y existe des règlements sur la protection de la vie privée dans les hôpitaux. Il n'est pas nécessaire d'obtenir une autorisation pour l'enregistrement des données UREG, car il existe une base juridique. En raison des règles de confidentialité standard, le patient a le droit de consulter et éventuellement de corriger ses données.
Additional information	No additional information available

Review

Ethics Committee
Authorization by an Ethics Committee?	Not applicable

Sectoral Committee National Registry (Privacy Commission)
Authorization by the sectorial committee Health / Social affairs of the Privacy Commission	Not applicable

Sectoral Committee Health / Social affairs (Privacy Commission)
Authorization by the sectorial committee Health / Social affairs of the Privacy Commission	Yes
Full name committee	Comité sectoriel de la sécurité sociale et de la santé/Sectoraal comité van de sociale zekerheid en van de gezondheid
Date of decision	2013-09-04
Title decision	Demande d'avis relatif à un projet d'arrêté royal précisant les règles selon lesquelles certaines données d'urgence doivent être communiquées au ministre compétent en matière de Santé publique (CO-A-2013-041) Adviesaanvraag betreffende een ontwerp van koninklijk besluit houdende bepaling van de regels volgens welke bepaalde urgentiegegevens moeten worden medegedeeld aan de Minister bevoegd voor Volksgezondheid (CO-A-2013-041)
Nr. Decision	38/2013

Sectoral Committee Crossroads Bank of Enterprises (Privacy Commission)
Authorization by the sectorial committee Crossroads Bank of Enterprises of the Privacy Commission (Y/N)	No information available

Data dictionary

Classifications and Terminology
Name	ICD
Version	ICD-10-BE
Name	SNoMed-CT
Name	Other
Version	Liste spécifique pour UREG/Specifieke lijst voor UREG

Data quality

Data quality
First year for which data is available	2016 (certaines données sont présentes avant mais phase d'apprentissage et pas de mise à disposition)
Procedures for checking and validating the source data	Seuls 4 champs sont obligatoires dans UREG: des informations structurelles sur l'hôpital et les numéros patients. Toutes les autres variables sont optionnelles car, comme les informations doivent être envoyées en temps réel, il faut que les update puissent se faire sans qu'une variable obligatoire dont l'information n'est pas (encore) disponible ne bloque le processus d'envoi. In UREG zijn slechts 4 velden verplicht: structurele informatie over het ziekenhuis en de patiëntennummers. Alle andere variabelen zijn optioneel omdat de informatie in real-time verzonden moeten worden. Men moet de updates kunnen doen zonder dat een verplichte variabele waarvoor de informatie (nog) niet beschikbaar is, de verzending blokkeert.
Data compilation process	Une fois l'information envoyée et anonymisée par le TTP, notre DB est mise à jour en ne conservant que le dernier envoi de données 'visible' pour le passage d'un patient. L'information est stockée au SPF Santé publique. Van zodra verzonden informatie door de TTP geanonimiseerd is, wordt onze DB bijgewerkt zodat alleen de laatste doorgezonden 'zichtbare' gegevens van de patiënt bewaard worden. De informatie wordt opgeslagen in de FOD Volksgezondheid.
Punctuality for the most recent completed data collection: the data collection was completed	On time
Participation rate of the health institutions	Very high (80-100%)
Participation rate of the health professionals	Very high (80-100%)
Extent of unit non-response	Very low or none (0-4%)
Extent of the item non-response	There is little item non-response (<5%)
Necessity of editing the raw data	The rate of item non-response is not known or unacceptably high (>50%)
Extend to which the collected data are comparable across the Belgian regions	There are no restrictions concerning the comparability across the Belgian regions
Comparable or reconcilable over time	The collected data is not comparable over time due to fundamental changes or problems
Additional information	En 2017, le set de variable a été fortement réduit. Il y a une possibilité de comparaison à travers le temps pour ces variables, mais pas pour les autres. In 2017 werd het aantal variabelen sterk verminderd. Voor deze variabelen is na verloop van tijd vergelijking mogelijk. maar niet voor de anderen.
Extent of problems with the misclassification of statistical units for their key variables	Very low or none (0-4%)
Can records belonging to same entity be matched?	Yes, but restricted in time (e.g. only within 1 year of registration)
Additional information	No additional information available

Data storage

Data storage
Total number of unique records	7500000
The organisation in charge of storage of the collected data, is certified as being compliant with the international standards on information security management system (eg. ISO27001)?	No information available

Data access

Data access
Written Data sharing policy?	Yes
URL to written Data sharing policy	https://www.health.belgium.be/fr/sante/organisation-des-soins-de-sante/hopitaux/systemes-denregistrement/ureg

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