Database Population

De database populatie is een database die voor alle verzekerden in België een aantal populatie kenmerken verzamelt. De data worden 2x gecodeerd en alle rechtstreekse identificatievariabelen worden verwijderd. Dus geen INSZ nummers , naam, adres.... Deze data worden projectmatig ter beschikking gesteld aan IMA analisten voor studies die IMA uitvoert in opdracht van de VI of haar partners, en mits positief advies van het informatieveiligheidscomité kunnen verschillende instellingen in functie van hun wettelijke opdrachten toegang krijgen.

Data and Resources

Epidemiology

National Institute for Health and Disability Insurance

Quality of care research

Field	Value
Publisher	Inter Mutuality Agency
Modified	2021-02-27
Release Date	2018-05-08
Identifier	c8ac235c-9356-427f-8bc6-38b99ce5c15f
License	Creative Commons Attribution
Public Access Level	Public

Protocol

Protocol
Full title of the project	Database Population
Title of the project for lay people, in easily understood, i.e. non-technical, language	Population characteristics
Name or abbreviated title of the project where available	POPU
Source type	Administrative sources Patient registries

Sponsor(s)

Primary organization that oversees implementation of study and is responsible for data analysis.
Name of organisation	Inter Mutuality Agency [CoördinatieCel]

Commissioner(s)

Organisation (1) that commissioned this project
Name of organisation (1)	Landsbond der Christelijke Mutualiteiten
Website(s) of organisation (1)	Website

Organisation (2) that commissioned this project
Name of organisation (2)	Nationaal Socialistisch Mutualistisch Verbond
Website(s) of organisation (2)	Website

Organisation (3) that commissioned this project
Name of organisation (3)	Landsbond van de Onafhankelijke Ziekenfondsen
Website(s) of organisation (3)	Website

Organisation (4) that commissioned this project
Name of organisation (4)	Landsbond van de Neutrale Ziekenfondsen
Website(s) of organisation (4)	Website

Organisation (5) that commissioned this project
Name of organisation (5)	Landsbond van Liberale Mutualiteiten
Website(s) of organisation (5)	Website

Organisation (6) that commissioned this project
Name of organisation (6)	Hulpkas voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering
Website(s) of organisation (6)	Website

Organisation (7) that commissioned this project
Name of organisation (7)	Kas der Geneeskundige Verzorging van HR Rail
Website(s) of organisation (7)	Website

Organisation (8) that commissioned this project
Name of organisation (8)	National Institute for Health and Disability Insurance
Website(s) of organisation (8)	Website

Source(s) of Monetary or Material Support

Additional information	Het IMA is een VZW opgericht door de VI met wettelijke basis door PW I van 24.12.2002, art278-281. IMA is onderaannemer van de VI in het kader van het vervullen van hun wettelijke opdrachten(cf. art 278 PW) en verzamelt, analyseert en interpreteert de door de VI geregistreerde uitgaven- en persoonsgegevens in het kader van studiedoeleinden. Dit alles gebeurt in strikte toepassing van privacy regels en security.

Governance

Governance
Is there a Steering / Accompanying committee?	Yes
Name of Steering/Accompanying Committee (1)	Algemeen vergadering : AV
Composition of Steering/Accompanying Committee (1)	De mutualiteiten
Name of Steering/Accompanying Committee (2)	Raad van Bestuur : RvB
Composition of Steering/Accompanying Committee (2)	De mutualiteiten, het RIZIV, het KCE, de FOD SZ en de FOD VVVL
Name of Steering/Accompanying Committee (3)	Stuur- en Coördinatie Commité : SCC
Composition of Steering/Accompanying Committee (3)	De mutualiteiten

General information

General information
Project description	De database populatie is een database die voor alle verzekerden in België een aantal populatie kenmerken verzamelt. De data worden 2x gecodeerd en alle rechtstreekse identificatievariabelen worden verwijderd. Dus geen INSZ nummers , naam, adres.... Deze data worden projectmatig ter beschikking gesteld aan IMA analisten voor studies die IMA uitvoert in opdracht van de VI of haar partners, en mits positief advies van het informatieveiligheidscomité kunnen verschillende instellingen in functie van hun wettelijke opdrachten toegang krijgen.

Therapeutic area
Disease	Information not available

Objective of the project
Additional information	Aangezien de primaire finaliteit van de geregistreerde data erin bestaat om de sociale rechten van de verzekerden te maximaliseren en zorguitgaven te factureren, dient bij de analyses en interpretatie van de geproduceerde resultaten dit gegven constant in het achterhoofd gehouden te worden, samen met de intrinsieke bias die dit met zich meebrengt. Studiedoeleinden; Ondersteuning Mutualiteiten; Kwaliteit; Systeem; Ondersteuning Beleid

Scope
Scope	Continuity of care Epidemiology Quality of care research

Legal basis

Type of legal basis
Type of legal basis	National Law

Legal documents
Full reference of legal document (1)	6 augustus 1990. - Wet betreffende de ziekenfondsen en de landsbonden van ziekenfondsen. (Publicatie: 28 september 1990)
URL to legal document (1)	http://www.ejustice.just.fgov.be/cgi_loi/change_lg.pl?language=nl&la=N&cn=1990080635&table_name=wet
Full reference of legal document (2)	24 december 2002. - Programmawet (I). Artikel 278-281. (Publicatie: 31 december 2012)
URL to legal document (2)	http://www.ejustice.just.fgov.be/cgi_loi/change_lg.pl?language=nl&la=N&table_name=wet&cn=2002122431

Design of the project

Principal inclusion and exclusion criteria
Principal inclusion criteria	health insurance

Data transfer frequency
Data transfer frequency	Half-yearly Yearly

Method of data transfer
Data transfer method(s)	Other method
Other method of data transfer: specification	Enkel via expres diensten op DVD. elke VI heeft zijn eigen contract met een expresdienst.

Health professionals involved (encoding) in the project

Health professionals involved (encoding) in the project
Care Giver	Not relevant

Informed consent

Informed consent
Are subjects informed?	Yes
Do subjects have to give their consent?	Not applicable
How do subjects give their consent?	Not applicable
Is there a procedure to provide subjects the ability to consult their registered information?	Not applicable
Is there a procedure to provide subjects the ability to correct their registered information?	Not applicable
Additional information	De data van alle aangeslotenen bij een mutualiteit worden in het kader van de ziekteverzekering verzameld op niveau van de mutualiteiten. Deze zenden hun gegevens verder op een gecodeerd nummer naar een TTP-KSZ. Alle mutualiteiten hebben al hun leden op de hoogte gesteld van gebruik van hun data voor studiedoeleinden. De eventuele toegang tot eigen data en correcties op eigen data dienen te gebeuren in de primaire dataset, beschikbaar binnen de VI. Op IMA niveau is geen INSZ nummer in de data aanwezig maar een dubbel gecodeerd nummer. Projecten krijgen ook elk hun eigen codering.

Review

Ethics Committee
Authorization by an Ethics Committee?	No

Sectoral Committee National Registry (Privacy Commission)
Authorization by the sectorial committee Health / Social affairs of the Privacy Commission	No

Sectoral Committee Health / Social affairs (Privacy Commission)
Authorization by the sectorial committee Health / Social affairs of the Privacy Commission	No

Sectoral Committee Crossroads Bank of Enterprises (Privacy Commission)
Authorization by the sectorial committee Crossroads Bank of Enterprises of the Privacy Commission (Y/N)	No

Data dictionary

Classifications and Terminology
Additional information	De data hebben allemaal een referentie variabele in de officiële stromen tussen VI en National Institute for Health and Disability Insurance. Dus de definities van de variabelen zijn officieel overeengekomen in gegevensuitwisselingen commissie VI-National Institute for Health and Disability Insurance. De lijst variabelen is beschikbaar op de IMA website

Data quality

Data quality
First year for which data is available	2002
Procedures for checking and validating the source data	De VI zijn de bronnen voor IMA en dus op niveau van de VI worden zeer uitvoerige controles doorgevoerd. Voor verzending naar IMA dient een VI boordtabbelen in te vullen. Op basis van deze boordtabbelen worden eerste controles gedaan. In de ETL voor inlezing in de IMA - DWH worden opnieuw controles uitgevoerd. Verder zijn er een aantal controles die IMA uitvoert om te bepalen of de data volledig zijn, er over de tijd geen opvallende verschuivingen gebeuren, en er geen selectiefouten gemaakt zijn.
Data compilation process	IMA verandert nooit de data , de VI zijn de unieke bron. IMA gaat wel variabelen omvormen om ze gebruiksvriendelijker te maken voor analisten.
Punctuality for the most recent completed data collection: the data collection was completed	On time
Participation rate of the health institutions	Very high (80-100%)
Participation rate of the health professionals	No information available
Extent of unit non-response	Very low or none (0-4%)
Extent of the item non-response	There is nearly no item non-response
Necessity of editing the raw data	There is little item non-response (<5%)
Extend to which the collected data are comparable across the Belgian regions	There are no restrictions concerning the comparability across the Belgian regions
Comparable or reconcilable over time	Comparability over time is restricted to some extent
Additional information	Rekening houdend met het feit dat de data afhangen van een dynamische regelgeving, dient bij een longitudinale vergelijking rekening gehouden te worden met die wijzigingen in regelgeving, dit met het oog op een correcte interpretatie van de resultaten.
Extent of problems with the misclassification of statistical units for their key variables	Very low or none (0-4%)
Can records belonging to same entity be matched?	Yes, no restriction in time
Additional information	99% van de Belgische bevolking is aangesloten bij een mutualiteit. Dus in de database popu zijn alle verzekerden in belgie opgenomen.

Data storage

Data storage
Total number of unique records	11000000
The organisation in charge of storage of the collected data, is certified as being compliant with the international standards on information security management system (eg. ISO27001)?	Yes
Additional information	De hosting wordt door KSZ ondergebracht bij SMALS maar enkel de VI/IMA bepalen wie er mits machtiging toegang kan krijgen. Noch KSZ noch SMALS kunnen toegang verlenen aan eender wie zonder VI/IMA toestemming. De exhaustieve data zitten in een afgeschermde area die slechts toegankelijk is voor specifieke personen van de IMA coördinatiecel. De TTP-KSZ zet de projectdata in een project specifieke area op een projectspecifiek code.

Data access

Data access
Written Data sharing policy?	Yes

Request data

License

Other Access

Social

Database Population

Data and Resources